Jeśli chcemy zainicjować postępowanie sądowe, bądź jesteśmy już stroną lub uczestnikiem postępowania, należy pamiętać, że niebagatelne znaczenie ma termin i sposób doręczenia wszelkich pism. Co do zasady w postępowaniu cywilnym doręczeń dokonuje sąd. To za jego pośrednictwem pisma są przekazywane stronom /uczestnikom postępowania. Przykładowo powód/wnioskodawca, wnosząc pozew/wniosek do sądu, jest zobowiązany dołączyć odpis/odpisy tego pisma dla strony przeciwnej. Sąd, po wstępnej weryfikacji pisma, doręcza odpis drugiej stronie. Przesyłki sądowe co do zasady doręczane są za pomocą operatora pocztowego (aktualnie Poczty Polskiej S.A.). Z kolei, gdy jesteśmy reprezentowani przez profesjonalnych pełnomocników, to na nich spoczywa obowiązek prawidłowego doręczania pism. Co do zasady to oni dokonują doręczeń do sądu i bezpośrednio do pełnomocnika drugiej strony.

W jaki sposób następuje doręczanie przesyłki w postępowaniach sądowych? Zasadą jest tzw. doręczenie bezpośrednie lub doręczenie zastępcze. Zatem, jeśli adresatem przesyłki jest przysłowiowy Jan Kowalski, to przesyłkę doręcza się do jego rąk własnych (względnie jego przedstawicielowi ustawowemu lub opiekunowi). Natomiast doręczenia osobom prawnym lub innym jednostkom organizacyjnym dokonuje się organom powołanym do ich reprezentowania (najczęściej zarządowi spółki lub prokurentowi). Jeśli w sprawie występuje pełnomocnik, pisma doręcza się jemu. Natomiast, w przypadku gdy doręczyciel nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było, administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, o ile osoby te nie są przeciwnikami sądowymi adresata i podjęły się oddania mu pisma (tzw. doręczenie zastępcze). W praktyce, w przypadku niezastania adresata pod wskazanym adresem, doręczyciel pozostawia zawiadomienie tzw. awizo w widocznym miejscu np. na drzwiach, czy w skrzynce pocztowej itp. ze wskazaniem gdzie i kiedy pismo pozostawiono do odbioru oraz z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie 7 dni. W przypadku nieodebrania przesyłki we wskazanym terminie, listonosz ponawia tę czynność.

Wszystkie pisma sąd doręcza za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Oznacza to, że adresat przesyłki musi potwierdzić jej otrzymanie własnoręcznym podpisem. Jeśli natomiast odbiorca przesyłki nie chce pokwitować tego faktu, doręczyciel czyni wzmiankę o przyczynie braku podpisu. Jednakże odmowa pokwitowania skutkuje uznaniem, że pismo zostanie skutecznie odebrane.

Doręczenia dokonywane są wyłącznie w dni robocze. Nadto, nie można tego czynić w godzinach nocnych, tj. od 21 do 7. Dokonuje się ich w miejscu zamieszkania, w miejscu pracy lub tam gdzie się adresata zastanie. Osobom pozbawionym wolności pisma doręcza się przez kierownika odpowiedniego zakładu.

Warto pamiętać, że doręczenie pisma powoduje niezwykle doniosłe skutki prawne, bowiem od tego momentu rozpoczyna bieg wiele terminów, których niezachowanie może mieć ujemne skutki. Przykładowo:

• od daty doręczenia pozwu – co do zasady – rozpoczyna bieg termin na złożenie odpowiedzi na pozew;
• od doręczenia wyroku z uzasadnieniem, rozpoczyna bieg termin 14-dniowy na złożenie apelacji.

Pisma w postępowaniu cywilnym można wnieść za pomocą poczty tradycyjnej albo osobiście złożyć w biurze podawczym sądu. W wypadku wysłania pisma pocztą, najlepiej dokonać tego przesyłką poleconą. Wtedy bowiem nadawca ma niezbity dowód na to, że wysłał list w określonym dniu i na wskazany adres. Co ważne, w takim przypadku za datę złożenia pisma uznaje się dzień nadania przesyłki na poczcie, a nie dzień jej dotarcia do sądu. Inaczej jest w przypadku nadania przesyłki drogą kurierską. Wtedy doręczenie jest skuteczne nie z chwilą wręczenia przesyłki kurierowi, a z chwilą wpływu do sądu.

Pismo należy złożyć z odpowiednią ilością odpisów dla pozostałych stron/uczestników postępowania.

Jak widać z pozoru tak prozaiczna czynność, jak odebranie, czy nadanie przesyłki, może mieć niebagatelne znaczenie przy dochodzeniu naszych praw przed sądem. Dlatego ważne jest, aby sprawdzać nasze skrzynki pocztowe, a doręczeń dokonywać w sposób rzetelny i prawidłowy. Może nas to uchronić przed negatywnymi konsekwencjami, oszczędzić przy tym stresu i nerwów.