Z uwagi na wprowadzenie nowych przepisów w drodze Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych, czyli tzw. RODO, od dnia 25 maja 2018 roku na pracodawcy ciążą dodatkowe obowiązki związane z ochroną danych osobowych pracowników. Jedną z kwestii, które reguluje powyższe rozporządzenie jest stosowanie monitoringu w pracy. Wobec tego, czy w miejscu pracy mogą być zainstalowane kamery? Czy pracodawca może kontrolować wiadomości e-mailowe pracowników? Te pytania zadajemy sobie bardzo często.

Monitoring jest dopuszczalny tylko, gdy ma na celu:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
• ochronę własności,
• kontrolę produkcji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Nie może on być instalowany w toaletach, stołówkach, palarniach oraz szatniach, chyba że nie naruszy on godności pracowników oraz niezbędny jest do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników. Zatem zamontowanie kamer możliwe jest tylko w pomieszczeniach, które służą do wykonywania pracy.

Warto pamiętać, że zainstalowanie kamer winno odbyć się w ostateczności. Oznacza to, że pracodawca powinien wykazać, że nie mógł osiągnąć wskazanych celów w inny sposób. Jeżeli jest to możliwe powinno stosować się łagodniejsze środki ochrony.

Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o zainstalowaniu kamer na co najmniej 2 tygodnie przed ich uruchomieniem. Teren objęty monitoringiem musi być w sposób widoczny i czytelny oznaczony, tak aby każdy z łatwością mógł zorientować się jaki jest zasięg kamer. Nagrania z monitoringu pracodawca może przechowywać jedynie przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania i przetwarzać je tylko w celu dla jakiego został on zainstalowany. Przechowywanie nagrań na okres dłuższy możliwe jest tylko wtedy, gdy stanowią dowód w postępowaniu sądowym.

Kontrolowanie e-maili i telefonów komórkowych. Bardziej kontrowersyjne jest kontrolowanie wiadomości e-mailowych maili pracowników. Prawo do swobodnego komunikowania się jest bowiem prawem chronionym w Konstytucji. Z jednej strony pracodawca ma prawo kontrolować pracę wykonywaną przez swoich podwładnych. Z drugiej jednak strony tajemnica korespondencji obowiązuje zawsze między stronami, które tą korespondencję ze sobą wymieniają. Należy tutaj wyraźnie podkreślić, że dopuszczalne jest tylko kontrolowanie służbowej poczty elektronicznej. Poczta prywatna pracowników jest w sposób bezwzględny chroniona. To samo tyczy się służbowego telefonu komórkowego.

Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej jedynie, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienie właściwej organizacji pracy. Musi mieć ona na celu także zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochronę własności, kontrolę produkcji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Kontrola taka nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Bezsporne jest, że pracownik najczęściej wysyła wiadomości e-mailowe w imieniu i na rzecz pracodawcy, dlatego pracodawca powinien mieć w nie wgląd. Problem pojawia się w przypadku, gdy pracownik korzysta ze swojej poczty prywatnej w celach służbowych. W takim przypadku może on zrzec się swojego prawa do tajemnicy korespondencji. W tym celu powinien złożyć oświadczenie na piśmie z własnoręcznym podpisem. Podobnie jak w przypadku zainstalowania kamer, pracownik musi zostać uprzedzony o stosowaniu kontroli poczty służbowej, co najmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Jest to niezbędny warunek prawidłowego jej stosowania.

Czy pracodawca jest narażony na sankcje w przypadku niewłaściwego zainstalowania monitoringu oraz kontroli służbowej poczty elektronicznej?

Jeżeli pracownik wykaże, że pracodawca naruszył jego dobra osobiste przysługuje mu ochrona sądowa. Pracownik może także skorzystać z prawa do rozwiązania stosunku pracy z powodu naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków.

Niestety, przesłanki stosowania monitoringu w miejscu pracy są dosyć mało konkretne, a to może powodować trudności w określeniu kiedy jest on stosowany legalnie. Jednak warto pamiętać, że podstawowymi zasadami stosowania monitoringu jest ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika oraz zasada jawności – pracownik musi być świadomy, że stosowana jest wobec niego kontrola.